Privacy policy

Informativa privacy – TWF Hub

1. Premesse e ambito

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito di TWF Hub, servizio sviluppato da The Web Factory S.r.l. Società Benefit per la gestione dei clienti potenziali e delle integrazioni con strumenti di acquisizione contatti, compresa Meta Lead Ads.

Questa informativa riguarda i dati trattati tramite TWF Hub e integra, per quanto applicabile, l’informativa privacy generale di The Web Factory.

TWF Hub non sostituisce le informative privacy dei clienti che utilizzano il servizio. Il soggetto che raccoglie i contatti tramite propri moduli, campagne o altri punti di acquisizione resta responsabile di fornire agli interessati l’informativa prevista dalla normativa applicabile.

2. Soggetti e ruoli nel trattamento

THE WEB FACTORY S.R.L. SOCIETÀ BENEFIT
Viale Vittorio Veneto, 89
47122 Forlì (FC), Italia
CF/P.IVA: 04353110408
Email: info@thewebfactory.eu

Con riferimento ai dati necessari alla gestione del rapporto con i clienti, agli account di servizio e all’assistenza tecnica, The Web Factory tratta i dati secondo il ruolo definito dalla normativa applicabile e dagli accordi contrattuali.

Con riferimento ai dati dei clienti potenziali acquisiti attraverso le integrazioni del singolo cliente, TWF Hub opera di regola quale strumento tecnico utilizzato per conto del cliente che ha attivato il servizio. Il cliente determina finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione dei dati raccolti attraverso i propri moduli e le proprie campagne. Eventuali ruoli privacy specifici sono disciplinati negli accordi sottoscritti tra The Web Factory e il cliente.

3. Dati trattati

A seconda delle integrazioni attivate dal cliente, TWF Hub può trattare:

• dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono;
• risposte e informazioni inserite volontariamente dall’interessato nei moduli di acquisizione;
• identificativi tecnici collegati al lead, al modulo, alla Pagina o alla sorgente di acquisizione;
• data e ora di acquisizione e altre informazioni tecniche necessarie a collegare correttamente il contatto alla sorgente;
• informazioni operative inserite dagli utenti autorizzati del cliente nel CRM, come stato del lead, assegnatario, note, follow-up e attività;
• dati tecnici necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla diagnostica del servizio.

Nel caso dell’integrazione Meta Lead Ads, TWF Hub riceve un evento tecnico tramite webhook e utilizza l’identificativo del lead per recuperare, tramite Graph API, i dati che la persona ha inviato nel modulo Lead Ads.

4. Finalità del trattamento

I dati trattati tramite TWF Hub sono utilizzati esclusivamente per finalità connesse all’erogazione del servizio, tra cui:

• acquisire e importare i contatti provenienti dai canali collegati;
• rendere i contatti disponibili agli utenti autorizzati del cliente;
• consentire la gestione commerciale e organizzativa del lead;
• gestire stati, assegnazioni, note, attività e follow-up;
• garantire sicurezza, continuità operativa, diagnostica tecnica e assistenza;
• adempiere agli obblighi contrattuali e di legge applicabili.

The Web Factory non utilizza i dati dei lead dei clienti per finalità pubblicitarie proprie, non li vende e non li mette a disposizione di soggetti terzi per finalità autonome incompatibili con il servizio.

5. Base giuridica e istruzioni del cliente

Quando TWF Hub tratta dati per conto di un cliente, la base giuridica del trattamento nei confronti dell’interessato è individuata dal cliente stesso, che resta responsabile della correttezza della raccolta e delle relative informative.

The Web Factory tratta invece i dati necessari alla gestione del rapporto con il cliente, all’attivazione e all’assistenza del servizio sulla base dell’esecuzione del contratto, degli obblighi di legge applicabili e, ove pertinente, del legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio.

6. Conservazione dei dati

TWF Hub non stabilisce autonomamente un periodo unico di conservazione per i dati dei lead: i tempi di conservazione sono definiti dal cliente titolare del trattamento in funzione delle finalità della raccolta e degli obblighi applicabili.

The Web Factory conserva i dati necessari alla gestione tecnica e contrattuale del servizio per il tempo strettamente necessario alle relative finalità, fatti salvi eventuali obblighi di legge. In caso di cessazione del servizio o richiesta di cancellazione, i dati sono gestiti secondo le istruzioni del cliente e gli accordi applicabili. Eventuali copie di sicurezza possono permanere per il tempo tecnico necessario alla rotazione dei backup, senza essere utilizzate per finalità ulteriori.

7. Comunicazione dei dati e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato di The Web Factory e del cliente, nonché da fornitori tecnici strettamente necessari all’erogazione del servizio, quali provider di hosting, infrastrutture cloud, servizi di posta elettronica, sistemi di sicurezza e piattaforme collegate tramite integrazione.

Quando il cliente attiva Meta Lead Ads, una parte del flusso dati dipende dai servizi e dalle API messi a disposizione da Meta. Eventuali trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono gestiti, ove applicabile, nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa vigente e degli accordi con i fornitori interessati.

8. Sicurezza

The Web Factory adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati trattati tramite TWF Hub. Il servizio prevede, tra le altre misure, controlli sugli accessi, autorizzazioni differenziate, protezione delle credenziali e dei segreti di integrazione, validazione delle richieste ricevute, verifiche di autenticità dei webhook e registrazione tecnica degli errori senza necessità di includere dati personali nei log diagnostici.

9. Diritti degli interessati ed eliminazione dei dati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e, quando previsto, portabilità dei dati.

Per i dati raccolti da un cliente tramite un proprio modulo o una propria campagna, la richiesta può essere indirizzata direttamente al cliente che ha raccolto il contatto. È inoltre disponibile la procedura dedicata di eliminazione dei dati TWF Hub.

Per richieste o informazioni è possibile scrivere a info@thewebfactory.eu.

10. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche del servizio, delle integrazioni utilizzate o della normativa applicabile. La versione pubblicata su questa pagina è quella attualmente vigente.